O Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos do Governo do Estado (e-Docs) já possibilitou ao Poder Executivo Estadual reduzir em 15 toneladas o uso de papel. A medida foi possível graças ao software atingir a marca de um milhão de documentos públicos capturados.
Desenvolvido pelo Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Espírito Santo (Prodest), em parceria com a Secretaria de Gestão de Recursos Humanos (Seger) e outros órgãos estaduais, o e-Docs tem como foco promover uma gestão de documentos mais sustentável e digital.
O sistema funciona, desde agosto de 2018, e permite a inserção de diversos documentos relativos a ajustes em contratos e convênios, requisições e contratações de serviços, cadastros de fornecedores, procedimentos relacionados à vida funcional dos servidores (férias, verificação de tempo de contribuição, censo bianual, etc.), editais em geral, entre outros.
Além de reduzir o consumo de papel, o e-Docs realiza a tramitação de documentos e processos de forma eletrônica. Assim, proporciona uma série de vantagens para a administração pública, como agilidade no atendimento das demandas, redução de custos operacionais com deslocamento de processos por mensageria, otimização dos fluxos de trabalho, facilidade de acesso às informações, transparência e segurança dos dados.
“Estou muito satisfeito com o trabalho realizado pelo Prodest e órgãos estaduais parceiros na implantação do e-Docs no Poder Executivo Estadual. Com certeza, esse sistema será muito importante para modernizar a administração pública e torná-la mais eficiente”, enfatizou o presidente do Prodest, Tasso Lugon.
